Les voyages du CE : détaillez au maximum pour éviter les contentieux

Quels sont les premiers points sur lesquels vous devez être vigilant lorsque vous entrez en contact avec une agence ou un tour opérateur pour organiser un séjour au nom du comité d’entreprise ?

Organiser un voyage avec le comité d’entreprise n’est pas de tout repos : il faut penser à tout, prévoir l’essentiel et l’imprévisible. Pour se prémunir d’éventuels problèmes mieux vaut signer un contrat en bonne et due forme. Le plus important est de détailler le plus possible la prestation pour se dégager de toute  responsabilité. Une clause importante à ajouter est celle qui protège le comité d’entreprise en cas de liquidation judiciaire de l’agent de voyage. Elle précise simplement que « le tour opérateur ou l’agence de voyage nous assure qu’il a souscrit à une assurance en cas de liquidation de sa société ».

Les informations que vous devez connaître avant de signer

En tant que responsable de la commission « voyages » du comité d’entreprise ou du budget ASC (activités sociales et culturelles), vous devez bien vérifier être en possession de toutes les informations nécessaires au bon déroulement du séjour. L’article R 211-4 du code du tourisme détaille les éléments que le vendeur du séjour doit préciser au minimum à l’acheteur :

– la destination, les moyens, les caractéristiques et les transports utilisés ;
– le mode d’hébergement, sa situation, son niveau de confort et sa description. Son homologation et son classement touristique en fonction du pays d’accueil ;
– les prestations de restauration proposées ;
– s’il s’agit d’un circuit : la description de l’itinéraire ;
– en cas de voyage au-delà de l’Espace économique européen : les formalités administratives et sanitaires à réaliser par les participants ;
– les visites, les excursions et autres services inclus dans le forfait ou disponibles moyennent un supplément de prix ;
– le nombre minimal ou maximal de participants au voyage pour qu’il se réalise. S’il y a une condition de nombre minimal de participants, la date limite d’information du consommateur en cas d’annulation doit être précisée. Cette date ne doit pas être fixée à moins de 21 jours avant le départ.
– le montant ou le pourcentage d’acompte à verser pour conclure le contrat et l’échéancier de paiement du solde (budget des activités sociales et culturelles)
– les modalités de révision des prix prévues par le contrat
– les conditions d’annulation de nature contractuelle
– les informations sur la possibilité de souscrire un contrat d’assurance complémentaire couvrant les conséquences d’annulation ou un contrat d’assistance, notamment pour les frais de rapatriement.
– si le contrat compte des prestations de transport aérien : l’information concernant chaque portion de vol.

Quelles informations ou quelles conditions le comité d’entreprise peut-il exiger ?

Le niveau de détail dépend du niveau d’exigence des salariés, mais il est préconisé de fixer dès le départ le programme détaillé du séjour, jour par jour, avec les activités en option et les heures de disponibilité des hébergements. Si on prévoit bien, on peut éviter les contentieux, confie un avocat spécialisé.

Plusieurs cas de litiges ont par exemple concerné le fait qu’un groupe de salariés, emmenés par leur comité d’entreprise, a été mélangé dans un bus d’excursion à un autre groupe étranger, le tour opérateur voulant rentabiliser le transport. Or, ce genre de pratique n’est pas forcément apprécié des voyageurs. Pour éviter cette situation, il est donc conseillé de faire ajouter dans le contrat une clause qui exige l’usage réservé et exclusif des moyens de transports utilisés pendant le séjour par le groupe.

L’agence et le tour opérateur ont-ils une obligation de résultat ?

En effet, l’obligation est plus ou moins forte en fonction de la complexité de l’organisation du séjour et donc, du détail de la prestation précisé à la signature du contrat. Il peut simplement s’agir de mener 30 personnes à tel endroit, de tel jour à tel jour. Dans ce cas, l’obligation de résultat est remplie.

Certains contrats prévoient des conditions imprévisibles qui exonèrent le prestataire de ses obligations, comme le retard d’un avion, les événements climatiques, les tremblements de terres, les attentats, etc.
De plus, pour s’éviter des retours de salariés déçus, il est recommandé au comité d’entreprise d’organiser une réunion, avant le départ, pour informer les participants sur les conditions de transports, sur le niveau d’hébergement et de restauration, histoire de désamorcer. Ce genre de réunion de préparation au voyage est toujours très apprécié et peut aussi permettre de récolter quelques suggestions et signalements particuliers (allergie, problèmes de santé, etc.)

De son côté, le prestataire a aussi une obligation d’information préalable (voir le détail dans l’article R211-9 du code du tourisme).

Les litiges les plus fréquents et les recours possibles

Selon un avocat spécialisé dans le droit du Tourisme, les plaintes les plus fréquentes concernent pour la plupart des déceptions des salariés sur le programme des excursions, les horaires de disponibilité des hébergements, le bus partagé avec un autre groupe, des trajets non prévus, un hôtel pas propre, de mauvais repas, mais aussi des insolations !

Dans ces cas, c’est à l’avocat du CE lui-même, de placer le curseur sur l’importance et la pertinence de la plainte. Si elle est valable, même pour un seul salarié, il peut conseiller au comité d’entreprise d’écrire lui-même une lettre recommandée au prestataire pour demander un geste commercial. S’il obtient une fin de non-recevoir, c’est l’avocat avec son en-tête qui envoie à son tour une lettre recommandée de mise en demeure de rembourser le préjudice.

À ce stade, 70 % des comités d’entreprise obtiennent satisfaction. Si non, la procédure se poursuit par une action en responsabilité au tribunal de grande instance.

En cas d’accident qui touche un salarié-touriste, que se passe-t-il ?

Si l’accident a lieu dans le cadre du programme et qu’il n’y a pas de faute de la part du salarié, c’est l’assurance du prestataire ou, si elle n’a pas été souscrite, celle du salarié qui prend en charge.

S’il se déroule hors planning, c’est l’assurance du salarié qui couvre. Si le salarié a commis une faute (désobéissance par exemple), la responsabilité est partagée. La difficulté suivante est de déterminer la causalité des faits et des preuves.

En conclusion, il est conseillé au comité d’entreprise de vérifier au préalable que l’agence a bien une assurance ; que le salarié qui refuse d’y souscrire est lui-même assuré personnellement et qu’il emporte bien ses papiers pendant le voyage…

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Philippine Arnal-Roux