Le PV de réunion CSE : pourquoi il ne faut pas le négliger

Le PV de réunion CSE est en quelque sorte la mémoire du comité : là où toutes les délibérations sur les projets présentés, tous les engagements pris par la direction de l’entreprise sont retranscrits et consignés. Rédigé et signé par le secrétaire du CSE, ce document juridique est aussi un outil d’information des salariés.

Dans les entreprises de 50 salariés et plus, les délibérations et déclarations du comité social et économique sont retranscrites après chaque réunion dans un procès-verbal.
Le PV de réunion du CSE est un document qu’il ne faut pas négliger. D’une part parce qu’il fait foi devant la justice, l’inspection du travail et l’Urssaf. Il est considéré comme un élément de preuve des propositions et garanties avancées par l’employeur devant la représentation du personnel. D’autre part, parce qu’il s’agit aussi d’un outil d’information et de communication avec les salariés.

 

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Le secrétaire du CSE, premier responsable du PV de réunion CSE

La tâche est lourde pour le secrétaire du CSE. En effet, il est légalement responsable de la rédaction des PV du CSE –  c’est-à-dire qu’il ne peut pas refuser d’établir ce document – tout en ne disposant pas d’heures de délégation supplémentaires pour cela.

De plus, les délais pour transmettre le procès-verbal sont relativement courts. En effet, sauf accord avec l’employeur, le PV doit être transmis à ce dernier dans les 15 jours qui suivent la réunion à laquelle il se rapporte (article R2315-25 du code du travail).

Dans des cas particuliers, ces délais sont encore plus courts lorsque le comité social et économique se réunit :
– trois jours dans le cadre d’une procédure de licenciement économique avec plan de sauvegarde de l’emploi
– un jour dans le cadre d’un redressement ou d’une liquidation judiciaire.

 

Quelles aides pour le secrétaire du CSE ?

S’il est responsable de la rédaction du PV, le secrétaire CSE peut néanmoins se faire aider de plusieurs façons : – la prise de notes pendant la réunion peut être répartie entre plusieurs membres de la délégation du personnel. Cela permet au secrétaire du CSE de se concentrer aussi sur les échanges, plutôt que d’être absorbé par sa tâche, et de rendre compte au mieux des délibérations entre la direction et la délégation du personnel. – le CSE qui emploie un salarié peut lui confier cette tâche. Il faut alors prévoir une clause de confidentialité dans son contrat de travail. – Le CSE peut aussi décider de confier la sténographie des réunions à un prestataire extérieur, le cas échéant en lui transmettant l’enregistrement audio des délibérations. Le prestataire établit le PV de réunion qu’il soumet ensuite au secrétaire du CSE (article L2315-34 du code du travail). L’employeur ne peut s’opposer à cette intervention extérieure.

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Le procès-verbal de réunion CSE doit refléter les propos tenus

Le secrétaire du comité n’est pas obligé de retranscrire mot à mot les discussions des réunions du CSE. Ce serait d’ailleurs contre-productif, car le document deviendrait vite illisible pour les membres du CSE comme pour les salariés. Le secrétaire du CSE doit surtout s’assurer que le PV de réunion reflète fidèlement les discussions, les délibérations qui ont eu lieu lors de la séance ainsi que la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la réunion.

Une fois rédigé et signé par le secrétaire, le PV est adopté par le CSE lors de la réunion suivante. L’idéal étant d’obtenir une approbation unanime, afin d’éviter toute contestation sur les propos tenus en séance.

 

 

Quelle forme pour le PV du CSE ?

La forme du procès-verbal n’est pas imposée par le code du travail. Ainsi, les horaires de début et de fin de séance, la liste des présents et des absents sont-elles des informations facultatives.

Néanmoins, ces données peuvent aussi montrer aux salariés l’implication des élus dans l’instance. N’oubliez pas que le procès-verbal de réunion est aussi un outil de communication pour le CSE.

Pour chaque point abordé, le secrétaire CSE mentionne les informations fournies par la direction, les remarques, les questions des élus etc. Par ailleurs, la date, le lieu, le type de réunion (ordinaire/extraordinaire) ainsi que les avis des élus lors des procédures d’information-consultation, leurs votes concernant par exemple des engagements de dépense, une action en justice, le recours à un expert, etc., doivent figurer dans le PV.

 

 

Soumettre un projet de PV avant adoption

Une fois le projet de PV écrit, le secrétaire du CSE peut l’envoyer aux autres membres du CSE présents lors de la séance afin qu’ils relisent leurs propos et puissent faire part de corrections éventuelles. Il s’agit d’une bonne pratique qui permet à chaque membre du CSE de se sentir responsable de ses propos et d’éviter aussi des contestations au sein de la délégation du personnel lorsqu’il sera temps d’adopter le PV en séance (article L2315-35 du code du travail).

La même démarche peut être mise en place avec la direction. Le secrétaire du CSE envoie le projet à l’employeur et peut lui demander de retourner ses éventuelles corrections avant la réunion d’adoption du PV.

 

PV et compte rendu de réunion : des outils de communication et d’information

Une fois adopté, le PV peut être affiché dans l’entreprise ou diffusé auprès des salariés (article L2325-21 du code du travail) selon les dispositions du règlement intérieur du CSE.

Avant même l’adoption du PV, un compte rendu de réunion peut être affiché pour informer rapidement les salariés. L’employeur ne peut s’opposer à cet affichage (jurisprudence de la Cour de cassation n°79-14. 628). Mais attention, un compte rendu ne doit pas retranscrire les délibérations ni prendre la forme d’un procès-verbal.

Enfin, qu’il s’agisse du PV ou du compte rendu, le secrétaire du CSE doit faire attention à ce qu’aucune information confidentielle donnée par l’employeur lors des réunions, aucun propos diffamatoire ou insultant ne figure dans le document diffusé.

Anne-Cécile Geoffroy
À savoir égal
Agence de digital learning en social-RH