Représentants de proximité : que prévoient les accords ?

Pour exercer ses missions, le CSE peut s’appuyer sur des représentants de proximité. Leur mise en place, tout comme leurs modalités de fonctionnement sont entièrement déterminées par accord collectif, et sont donc différentes d’une entreprise à l’autre. Comment les partenaires sociaux ont-ils organisé ces nouveaux représentants du personnel ?

 

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La mise en place des représentants de proximité est variable d’une entreprise à l’autre. Photo : Unsplash

La création du CSE s’est généralement accompagnée d’une forte centralisation des instances, et d’une réduction du nombre de représentants du personnel. Pour maintenir le lien avec le terrain et garantir à l’ensemble des salariés une réelle représentation, certaines entreprises ont donc accepté de négocier la mise en place de représentants de proximité (RP), dont l’existence est subordonnée à la signature d’un accord.

 

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Désignation des représentants de proximité : une question stratégique

La mise en place des représentants de proximité peut d’abord être l’occasion d’attribuer un rôle actif aux suppléants du CSE. Ainsi, l’accord signé à l’association ADPEP36 prévoit la mise en place d’un représentant par « bassin territorial d’activité », soit cinq représentants.

Ceux-ci sont désignés à la majorité des membres du CSE parmi ses élus suppléants. Si l’un des cinq périmètres ne comprend aucun élu suppléant, le CSE pourra désigner un représentant parmi les candidats aux dernières élections qui l’acceptent. À défaut, il n’y a pas de RP, et un procès-verbal de carence est établi. Les titulaires ne peuvent donc pas cumuler ces deux mandats.

Cependant, de nombreux accords prévoient que la désignation des RP se fasse en tenant compte des équilibres syndicaux. Une façon pour les organisations syndicales de s’assurer d’une présence sur le terrain.

Chez Xerox Technology Services, les représentants de proximité sont désignés par les titulaires du CSE sur la base de listes soumises par les organisations syndicales représentatives. Chacune peut revendiquer un nombre de postes de RP proportionnel au niveau de leur représentativité. Les représentants de proximité peuvent ainsi être élus du CSE ou non.

À la Maif, les candidats que les organisations syndicales entendent présenter devront en outre figurer en annexe de la liste des candidats aux élections du CSE, afin que les salariés aient « une visibilité des représentants de proximité qui pourraient être désignés par le CSE ».

Par ailleurs, les syndicats sont tenus de prendre en compte les aptitudes des aspirants RP en matière de « rigueur et fiabilité, polyvalence, écoute, diplomatie et sens du contact, capacité d’analyse et de synthèse, efficacité et légitimité professionnelles ».

 

Un nombre de représentants de proximité adaptable selon les entités

Le nombre de représentants de proximité est extrêmement variable. Au sein du groupe MGEN, chaque établissement ou centre rattaché à l’un des cinq CSE comprend d’un à sept RP selon l’effectif, soit 214 représentants de proximité pour 8 500 salariés. Originalité de l’accord : chacun de ces représentants de proximité a droit à un suppléant.

Dans certaines entreprises industrielles, la présence des représentants de proximité est renforcée sur les sites de production. Chez Coca-Cola, par exemple, il n’est prévu qu’un seul RP par tranche de 135 salariés (soit quatre RP) au siège, contre un RP par tranche de 80 salariés dans l’établissement dit « commercial » (soit neuf RP) et un seul RP pour 40 salariés dans les usines et services techniques de l’établissement « supply chain » (soit 24 RP).

Même constat dans l’accord signé chez PSA, qui prévoit un RP seulement par tranche de 700 salariés dans les établissements tertiaires, un représentant par tranche de 500 salariés dans les établissements industriels de 500 à 3500 salariés, mais un RP par tranche de 140 salariés dans les établissements industriels de plus de 8 000 salariés. En tout, PSA met en place 269 représentants de proximité.

 

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Mission du représentant de proximité : focus sur les conditions de travail

Deux grandes missions sont généralement confiées aux représentants de proximité : d’une part, présenter aux directions locales les réclamations individuelles et collectives des salariés relatives aux règles applicables dans l’entreprise (rôle anciennement dévolu aux délégués du personnel) ; et d’autre part, suppléer le CSE et la CSSCT en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

Ainsi, les représentants de proximité désignés à la MGEN sont notamment chargés de :

  • transmettre au CSE toute situation paraissant relever d’un droit d’alerte (atteinte aux droits des personnes ou danger grave et imminent) ;
  • contribuer à la promotion de la SSCT au niveau local autour du document unique ;
  • transmettre au CSE ou à la CSSCT les suggestions des salariés en matière de prévention des risques et de conditions de travail, les alertes en matière de RPS ou harcèlement ;
  • procéder sur délégation de la CSSCT aux inspections régulières et aux enquêtes en matière d’accidents du travail ou de maladies professionnelles.

 

Chez Xerox Technology Services, l’accord leur attribue en outre un rôle dans la prévention des situations de harcèlement et des risques psychosociaux, l’identification des charges de travail excessives, la préconisation d’améliorations dans l’organisation du travail ou de la qualité de vie au travail, l’analyse des risques professionnels, l’aménagement des postes de travail…

Les représentants de proximité de Coca-Cola jouent quant à eux le rôle de « relais des salariés auprès de la direction au quotidien » et peuvent se voir confier des missions ponctuelles par la CSSCT, ce qui laisse le champ relativement ouvert. Dans tous les cas, ils participent aux enquêtes en matière d’AT/MP et, sur invitation de la direction, à l’élaboration de l’arbre des causes en cas d’accident du travail ou de presque accident.

D’autres missions spécifiques peuvent être confiées aux représentants de proximité : accompagner l’agent de contrôle de l’inspection du travail en cas d’absence d’un élu du CSE (Coca-Cola), prendre en charge la gestion locale des activités sociales et culturelles (MGEN), ou encore « assurer si nécessaire un rôle d’accompagnement et de médiation entre les salariés et leur manager notamment lors des entretiens annuels d’évaluation » (Gemalto).

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Des moyens axés sur les heures de délégation des RP

Un certain nombre d’accords prévoient un volume plus ou moins conséquent d’heures de délégation pour les représentants de proximité.
Chez Sequoiasoft, seuls les RP qui ne sont pas titulaires du CSE bénéficient de deux heures de délégation par mois. Aux Aéroports de Lyon, ce crédit mensuel est de 25 heures. Entre les deux, les volumes tournent généralement autour de 8 ou 10 heures par mois.

L’accord signé chez Naval Group prévoit un contingent annuel d’heures à partager entre les représentants de chaque établissement, dont le nombre peut varier en fonction des concertations menées localement avec les organisations syndicales. Enfin à la Maif, l’activité professionnelle des RP doit être adaptée pour tenir compte de l’exercice de leur mandat.

De rares accords abordent la formation des représentants de proximité. C’est le cas chez Coca-Cola, qui leur accorde deux jours de formation en matière d’hygiène, de sécurité et conditions de travail. Ou chez Gemalto, qui prévoit une formation de trois jours, entièrement prise en charge par l’entreprise et choisie par les organisations syndicales. Les représentants de proximité de Total ont accès à la même formation SSCT (5 jours) que les membres du CSE et de la CSSCT.

D’autres textes listent des moyens matériels ou de communication (local, téléphone ou ordinateur portables, frais de déplacement, adresse mail spécifique…). Chez Xerox Technology Services, les RP ont accès à la BDES, même s’ils ne sont pas membres du CSE.

 

Sur quoi porte l’accord de mise en place des représentants de proximité ?

Les mesures négociées dans les accords de mise en place des représentants de proximité sont très diverses, car la loi n’impose rien, et laisse le champ totalement libre aux partenaires sociaux (art. L2313-7 du code du travail). À eux, en effet, de déterminer :

  • le mode de désignation des représentants de proximité (qui peuvent être membres du CSE ou désignés par lui) ;
  • leur nombre ;
  • leurs moyens (heures de délégation, notamment) ;
  • leurs missions.

À cette liste, les signataires des accords ont parfois ajouté des modalités de fonctionnement particulières (réunions…), en s’interrogeant sur les interactions entre représentants de proximité et directions locales, comité social et économique (CSE) et commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT).

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Représentant de proximité et CSE : des dispositions originales

Définir les moyens et les missions des représentants du personnel n’est pas toujours suffisant pour s’assurer de leur reconnaissance et de leur participation aux relations sociales de l’entreprise. C’est pourquoi certains accords prévoient des mesures spécifiques pour s’assurer notamment de la visibilité des représentants de proximité et d’une bonne coordination de leur action avec le comité social et économique (CSE) et la commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT).

À la MGEN, les RP sont ainsi invités à déposer les réclamations individuelles et collectives des salariés sur un « espace digitalisé ». Les directions locales ont ensuite sept jours pour y apporter une réponse. Un bilan de ces réponses est ensuite présenté au sein d’une « commission de proximité » instituée dans chaque CSE d’établissement, et inscrit à l’ordre du jour de la réunion suivante. Ce bilan « permet de recenser et d’analyser les problématiques récurrentes portées à la connaissance du représentant de l’employeur par le relai des RP ».

Chez Sequoiasoft, une réunion trimestrielle est organisée entre les représentants de proximité et les responsables de sites. Elle est consacrée aux questions « à résonnance locale » en matière de sécurité et de conditions de travail et donne lieu à l’établissement d’un compte-rendu transmis au CSE et au service RH de l’entreprise.

L’accord Coca-Cola institue pour sa part des « commissions de proximité » dans chaque usine ou service de l’établissement supply-chain. Ces commissions regroupent les représentants de proximité du site et un représentant de la direction locale. Elles tiennent quatre réunions par an, auxquelles un membre du CSE est systématiquement invité.

 

Élodie Sarfati
A savoir égal
Agence de digital learning en social-RH