Réunion CSE à distance : par téléphone ou en visioconférence, mode d’emploi

Avec le confinement, puis la reprise progressive des activités professionnelles, les réunions CSE à distance, en visio ou audioconférence, sont devenues incontournables. De plus, en raison de la crise actuelle, le législateur a raccourci les délais de consultation du CSE. Quelles sont alors les possibilités et les règles à respecter pour organiser une réunion du CSE à distance ?

reunion CSE a distance

Le recours aux systèmes de communication numérique, en visio ou audio s’est généralisé avec la période de confinement. Photo : Unsplash

Avec l’état d’urgence sanitaire lié à l’épidémie de covid-19, le gouvernement a assoupli le code du travail et donne la possibilité* aux employeurs d’organiser leurs réunions sociales en distanciel pendant la durée de l’état d’urgence sanitaire, et ce, pour toutes les réunions des instances représentatives du personnel (IRP) : CSE, CSE central, commission SSCT, comité d’établissement et comité technique.

La direction peut ainsi organiser toutes les réunions par visioconférence, audioconférence ou conférence téléphonique et même – en dernier recours seulement – par messagerie instantanée.

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Hors état d’urgence sanitaire, le recours à la visioconférence (réunion à distance) est limité à trois réunions par an, conformément à l’article L 2315-4 du code du travail. Toutefois, l’employeur et les élus du CSE ont la possibilité de préciser par accord d’entreprise un nombre inférieur ou supérieur à trois réunions par année civile en visioconférence. Il en est de même pour le CSE central. Ces règles sont issues de la loi Rebsamen du 17 août 2015.

La visioconférence et confidentialité de la réunion CSE

Conformément à l’article D 2315-1, le dispositif technique (téléphone, audioconférence, Skype, Zoom, Teams, Cisco Webex…) doit permettre l’identification des représentants du personnel et leur participation effective.

En cas de vote à bulletin secret, l’article D. 2315-1 du code du travail prévoit que « le dispositif de vote doit garantir l’anonymat. Si le vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes ». Les votes à bulletin secret sont rares en CSE. Ils interviennent notamment en cas de licenciement ou de nomination d’un médecin du travail ou bien de licenciement d’un salarié protégé.

Les délais de consultation du CSE réduits à 8 jours par l’ordonnance du 2 mai

L’ordonnance 2020-507 du 2 mai 2020, et le décret d’application 2020-508 du 3 mai, réduisent à 8 jours la consultation des IRP sur toutes « les décisions des employeurs qui ont pour objectif de faire face aux conséquences économiques, financières et sociales de la propagation de l’épidémie de covid-19. »

Lisez les détails de ces modifications valables jusqu’à la fin de l’état d’urgence, soit le 23 août 2020, dans l’article :

Coronavirus. Les délais de consultation du CSE réduits temporairement

 

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Chaque participant doit pouvoir entendre et se faire entendre en réunion CSE

Si la connexion audio est mauvaise, un ou plusieurs membres du CSE peuvent demander la suspension de la séance jusqu’à ce qu’une solution soit trouvée. Un ou plusieurs élus peuvent demander – par le biais du secrétaire du CSE – de suspendre la séance lorsque la connexion n’est plus d’une qualité audio suffisante. Il s’agit d’un droit que peut exercer chaque représentant du personnel, et non d’une obligation.

Si la direction ne parvient pas à rétablir une connexion suffisante, les élus du CSE doivent demander le report de la réunion. L’employeur s’y opposant commet un délit d’entrave au fonctionnement régulier du comité. Évidemment, la « bonne foi » est nécessaire de la part des élus, afin de ne pas prétendre à des problèmes de connexion dans le seul but de différer le rendu d’un avis.

Certains logiciels (Skype, Teams, Cisco Webex, Zoom) sont plus efficaces que d’autres, mais pensez à systématiquement ajouter un code afin de pouvoir se connecter. Des défaillances locales ponctuelles peuvent survenir, c’est pourquoi il est important de se renseigner en amont sur la solution la plus adaptée.

Bonnes pratiques pour réussir les réunions de CSE en visioconférence

L’expérience montre qu’il est conseillé, en cas de connexion médiocre notamment, de ne pas utiliser la caméra et de couper son micro lorsque l’on ne parle pas. Cela est moins convivial, mais permet d’une part d’économiser la bande passante et d’autre part de ne pas « polluer » la réunion par des bruits de fond.

De plus, il est important que le président ou le secrétaire du CSE modère bien les prises et les distributions de parole.

Enfin, pour permettre à chacun de suivre dans de bonnes conditions les débats et permettre la réalisation du PV de la réunion de CSE, il est important, en particulier lorsque les participants sont nombreux, que chacun mentionne son nom avant de s’exprimer.

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Une réunion de CSE par messagerie instantanée : à quelles conditions ?

Le recours à la messagerie instantanée (chat) pour les réunions de CSE et de commission SSCT ne doit être utilisé qu’en dernier ressort, c’est-à-dire lorsque la connexion audio ne fonctionne plus. Un décret devra préciser prochainement (mai ou juin 2020) les modalités qui permettent la tenue de réunions par messagerie.

En cas d’utilisation de la messagerie instantanée comme mode unique de déroulement de la réunion, le président du CSE a l’obligation de préciser en amont les horaires de début et de fin de la réunion.

Rappelons bien que ces dispositions sur la visioconférence, audioconférence et messagerie instantanée pour les réunions de CSE ne valent que pendant l’état d’urgence sanitaire. L’exceptionnel ne saurait devenir la norme lorsque la situation sanitaire sera revenue à la « normale ».

Pourquoi faire appel à un professionnel de la rédaction de PV de réunion CSE ?

La rédaction du PV de réunion peut être réalisée par une personne interne à l’entreprise. Il doit ensuite être approuvé par la direction et le CSE. L’inconvénient est que cette tâche prend du temps et que l’objectivité de sa rédaction peut être mise en doute par les participants à la réunion.

Externaliser la rédaction du procès-verbal est donc une bonne solution pour plusieurs raisons :

  • votre confort : pour vous libérer du temps pour d’autres tâches

  • la réactivité et le professionnalisme : le PV de réunion, rédigé dans les règles et fidèle aux échanges, vous est envoyé sous cinq jours ouvrés.

  • un montant maîtrisé et affecté au budget de fonctionnement du CSE. La prestation peut être financée en partie par la direction si le budget du CSE se révèle insuffisant.

  • l’assurance du respect de la confidentialité des informations recueillies. En effet, les entreprises de rédaction signent une charte de confidentialité.

  • éloigner toute tentative de contestation de l’objectivité du PV. Il reste toujours possible de critiquer le procès-verbal et d’accuser le rédacteur de partialité ou de parti-pris. Cependant, un professionnel extérieur à l’entreprise est soumis à la déontologie de sa profession et n’a généralement aucun intérêt à déformer les échanges.

 

Comment choisir un prestataire de rédaction de PV de CSE ?

Il existe de nombreuses entreprises et agences de rédaction. Les tarifs sont variables d’un prestataire à l’autre. Une coopérative de rédacteurs comme Yabuko permet de se décharger de cette tâche indispensable à moindre coût et de s’assurer d’un service de qualité.

Comme pour n’importe quel autre prestataire ou sous-traitant, la bonne pratique consiste à vous fier, soit à des sociétés qui disposent de solides références clients, soit à de jeunes sociétés qui ont à cœur de bien faire leur travail, qui vous fournissent des informations claires et dont les échanges par mail et par téléphone vous inspirent confiance et satisfaction.

Article rédigé avec Yabuko, coopérative de rédaction de PV de réunions

*Ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 portant mesures d’urgence relatives aux instances représentatives du personnel, article 6 dans le Journal officiel du 2 avril 2020.