Procès-verbal de réunion du CE, de la DUP ou du CSE : comment le rédiger ?

Mémoire de l’entreprise, le procès-verbal de la réunion CE, de la DUP ou du CSE, familièrement appelé PV, est un document de référence auquel les membres du comité d’entreprise, les délégués syndicaux, les délégués du personnel, les salariés et même la direction, peuvent avoir recours en cas de litige.

A quoi sert le PV de réunion du CE ?

S’il n’est ni un contrat, ni un accord, le PV de réunion est un document officiel, une preuve des engagements de la direction. D’ailleurs, l’employeur peut s’en servir pour montrer à l’administration qu’il a bien consulté le comité d’entreprise par exemple.

Le document relate les diverses décisions prises lors des réunions mensuelles, entre personnel et direction, comme l’établit l’article R.2325-3 du code du travail.
Cet article stipule également que le PV du CE doit être rédigé par le secrétaire du CE pour ensuite être communiqué à l’employeur et aux membres du CE.

En revanche, le code du travail n’impose rien sur la forme du procès-verbal et incite à se référer au règlement intérieur du comité d’entreprise, désormais obligatoire pour le bon fonctionnement du CE.

Qui rédige le PV de CE ?

Le secrétaire du CE est responsable de la rédaction du compte rendu, mais il peut la confier, avec l’accord de l’ensemble du comité d’entreprise, à un autre élu, à un salarié embauché par le comité, à un prestataire de service ou… à la direction de l’entreprise, si les uns et les autres y trouvent leur compte.

Et si le secrétaire du CE est absent ? Les titulaires choisissent un secrétaire de substitution pour la séance, responsable de la rédaction du PV.

La direction peut-elle rédiger le procès-verbal du CE ?

Si vous êtes d’accord pour la direction se charge de cette tâche, il est nécessaire d’inscrire à l’ordre du jour d’une réunion du CE cette question de la rédaction du PV et de la soumettre au vote des titulaires.

Quoi qu’il en soit, ni le chef d’entreprise, ni le DRH ne peuvent se charger directement ou indirectement de cette tâche. Un employé administratif doit être mis à disposition pour réaliser cette tâche. Elle est réalisée, soit à titre gracieux, soit sur facturation au comité d’entreprise (budget de fonctionnement).

L’employeur ne peut rédiger le PV à la place du secrétaire, ni mandater un tiers pour le faire à sa place (Cour de cassation, 25 novembre 2003, n° 01-14.176). Il peut néanmoins produire un « brouillon » de PV en cas de besoin urgent (Cour de cassation, 22 mars 1994, n° 93- 82.312) ou saisir le tribunal de grande instance en référé (procédure d’urgence), afin que celui-ci astreigne le secretaire CE à rédiger le PV attendu.

De manière générale, il n’est pas conseillé de laisser la réalisation de cet acte aux mains de l’employeur. Si lors du vote de la délégation de la rédaction du PV aucune majorité ne ressort, le secrétaire du comité d’entreprise devra s’en charger en attendant de trouver une autre solution.

Le PV de réunion CE dans le cadre de la DUP ou du CSE

Pour la réunion du CE, le procès-verbal est rédigé par le secrétaire du comité d’entreprise comme indiqué précédemment. Pour la partie consacrée aux questions des délégués du personnel, les délégués du personnel communiquent à l’employeur une note écrite avec leurs questions deux jours ouvrables avant la date de réunion. La direction a six jours ouvrables après la réunion pour y répondre. L’ensemble, questions et réponses sont consignées par le secrétaire du CE dans un registre spécial, qui tient lieu de PV.

Peut-on rédiger le PV pendant la réunion ?

La méthode permet certes de gagner du temps mais, si le rédacteur est l’un des élus du CE, elle l’empêche d’être actif et de prendre du recul pendant la réunion. Seul le secrétaire décide d’agir ainsi, l’employeur ne pouvant l’exiger, au risque de commettre un délit d’entrave au fonctionnement régulier du CE.

Quel délai pour rédiger le PV ?

Le code du travail, modifié par la loi du 17 août 2015, précise que le procès-verbal doit être établi et remis à l’employeur dans les 15 jours après la réunion concernée (décret n°2016-453 du 12 avril 2016, Art. D. 2325-3-1.) ou, si une réunion est prévue dans ce délai, avant cette prochaine date de rencontre.

Dans le cadre particulier d’une consultation sur le projet d’un plan social, le procès-verbal doit être réalisé et communiqué à l’employeur par le secrétaire du CE dans un délai de trois jours suivant la réunion, ou avant la prochaine réunion si elle est fixée dans les trois jours. Le délai passe à un jour quand l’entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire. Ce délai étant court, le procès-verbal peut ne contenir qu’un résumé des délibérations du CE et la décision argumentée de l’employeur.

Enregistrer les débats de la réunion du CE ?

S’il suppose un temps de retranscription fastidieux, l’enregistrement permet d’une part de conserver une trace des débats et d’autre part, au rédacteur de rester actif lors de la réunion. L’idéal est de coupler cette méthode avec une prise de notes, notamment en cas de débats animés où la superposition des voix rend impossible l’exploitation de l’enregistrement.

Le fait d’enregistrer les échanges d’une réunion ne peut être refusé par l’employeur, sauf pour des délibérations qu’il juge confidentielles. L’article 17 de la loi Rebsamen du 17 août 2015 prévoit d’ailleurs le recours à l’enregistrement ou à la sténographie. En revanche, il doit être soumis à un vote en réunion de comité d’entreprise et les frais correspondant à ce recours sont imputables au budget de fonctionnement.

Le procédé peut aussi être intégré au règlement intérieur du CE, qui stipule les conditions et la durée de conservation des enregistrements.

Visioconférence et PV du CE

Le décret du 12 avril 2016 issu de la loi du 17 août 2015, dite loi Rebsamen, précise les conditions de recours à la visioconférence. En l’absence d’accord entre l’employeur et les membres du CE, ce moyen est limité à trois réunions par année civile. Un accord doit être validé par la majorité des membres élus du comité d’entreprise.
Les conditions de rédaction et de transmission du PV ne changent pas en cas de visioconférence.

Les éléments indispensables qui composent le PV de CE

Le procès-verbal indique :

• les informations pratiques sur la séance : date, lieu, prénoms, noms et qualité des présents et absents, heures de début et de fin de réunion et le numéro de procès-verbal.
• l’ordre du jour, les différents points abordés, avec leur problématique, les débats puis les délibérations rendues.
• toutes les informations communiquées par la direction au comité d’entreprise, mais aussi les réactions des élus du comité d’entreprise et les éléments de réponse apportés par la direction.
• le nombre de votants, avec distinction des voix « pour », « contre » et les abstentions.
• les avis rendus par le comité d’entreprise.
• le refus éventuel de la direction de répondre à une question.
• les questions et diverses inquiétudes exprimées lors de la réunion de CE, le PV étant censé montrer aux salariés comment les élus ont défendu leurs intérêts.

Ce qu’il ne faut pas mettre dans un PV :

– tout terme diffamatoire ou injurieux

– des informations d’ordre privé

– des informations d’ordre confidentiel, comme l’aura indiqué au préalable l’employeur.

– une question soulevée ou un document qui a été traité en dehors de la réunion, ou en aparté.

Quel style et quel niveau de précision ?

Le secrétaire du CE rédige librement le procès-verbal. L’important est d’être clair et précis. Une synthèse, plus lisible, peut être affichée (c’est le règlement intérieur du CE qui le détermine), mais les membres du CE peuvent estimer avoir été mal compris et refuser le procès-verbal tel quel. Le compte-rendu in extenso (intégral) est plus fidèle aux attitudes et aux propos tenus mais fastidieux à retranscrire et à lire. En revanche, un compte rendu de réunion CE très complet peut être utile en cas de litige ultérieur.

Combien de PV par réunion ?

Il n’y a qu’un seul PV par réunion. Le secrétaire peut décider d’en délivrer une version complète aux membres du comité d’entreprise et une version allégée à l’ensemble des salariés. La version intégrale devant toujours être à la disposition du personnel. La version des faits de la direction ou les prises de position des membres du CE ou des représentants syndicaux, peuvent être diffusées via des communiqués, mais ne figureront pas sur le PV.

Faut-il signer le procès-verbal ? L’approbation du PV

La loi ne dit rien sur la question, dans ce cas, le règlement intérieur pour clarifier certaines situations. Nous vous conseillons, pour des questions de  transparence, que le secrétaire du CE signe les procès-verbaux qu’il rédige, ainsi que l’employeur. Le règlement intérieur du comité peut prévoir cette démarche, ainsi que les conditions d’approbation du procès-verbal de réunion (vote à la majorité, ou à main levée par exemple). Ce vote doit être inscrit à l’ordre du jour de la réunion suivante.

Concernant les modifications, les élus titulaires, suppléants, représentants syndicaux et le président (mais pas ses invités) peuvent en demander. Elles seront soumises à l’approbation de la majorité des membres du CE lors d’un vote dédié. Les modifications seront à leur tour transcrites dans le PV de la réunion suivante.

Attention : une fois que le procès-verbal du CE a été approuvé, il ne peut plus être modifié ! 

Que se passe-t-il en cas de contestation du PV ?

Il peut arriver que la rédaction du PV ne fasse pas l’unanimité car elle ne reflète pas la réalité des débats. Dans ce cas, les membres du CE ne doivent pas voter l’approbation du PV et peuvent demander des rectifications qui seront inscrites dans le PV de la réunion suivante.
Si le secrétaire de CE refuse les modifications, n’importe quel membre du CE, titulaire ou suppléant, peut engager une procédure en référé auprès du tribunal de grande instance pour assigner, précisément, le secrétaire du CE, puisque c’est lui le responsable du PV.

Communication du PV aux salariés et à l’inspection du travail

Le règlement intérieur du CE prévoit les modes de communication du procès verbal du CE, aux salariés : affichage, diffusion par mail, publication sur un site internet, etc. L’autorité administration, l’inspection du travail notamment, ces documents doivent être toujours disponibles.

 

Philippine Arnal-Roux