Les 10 points clés pour concevoir la BDESE !

L’employeur doit mettre à la disposition du comité social et économique (CSE) une base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE), rassemblant les informations nécessaires à ses consultations et informations récurrentes. Le nom de cette base de données a évolué au fil des évolutions réglementaires et est devenu BDESE avec la loi Climat et Résilience du 22 août 2021. Le décret paru en 2022 apporte des nouveautés et précise les indicateurs environnementaux que l’employeur doit inscrire. Toutefois certaines entreprises n’ont pas mis en place cette BDESE obligatoire, par oubli ou méconnaissance des thèmes à intégrer. Nous vous expliquons dans cet article les 10 points fondamentaux sur la BDESE !

 

La BDESE est-elle obligatoire dans toutes les entreprises ?

La BDESE est uniquement à mettre en place dans les entreprises d’au moins 50 salariés et comptant un CSE.

Mais les entreprises dont l’effectif atteint ce seuil des 50 salariés pendant 12 mois consécutifs au cours du mandat, doivent aussi mettre en place la BDESE dans un délai maximal de 12 mois

 

A quoi sert la BDESE ?

La BDESE sert de base aux consultations obligatoires récurrentes du CSE (politique sociale, situation économique et financière, orientations stratégiques) et aux négociations obligatoires avec les délégués syndicaux (DS).

Elle permet de structurer les informations transmises de manière récurrente au CSE.

De plus, l’ensemble des informations mentionnées permet de donner une vision claire et globale de l’activité de l’entreprise, sa politique salariale, ses perspectives. Le code du travail précise « l’ensemble des informations de la base de données contribue à donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise ».

Elle peut prendre forme sous différents supports :

– si l’entreprise a un effectif de moins de 300 salariés, alors la BDESE peut être sous format papier ou informatique

– si l’entreprise compte plus de 300 salariés, alors le support informatique est obligatoire

La remise de documents sous format informatique par mail au coup par coup sans être intégrés dans un support informatique dédié, ne peut pas être considérée comme respectant l’obligation légale de BDESE.

 

Qui a accès à la BDESE ?

Les élus titulaires du CSE ainsi que les délégués syndicaux ont un accès permanent à la BDESE.

Qu’en est-il pour les élus suppléants ?

Aujourd’hui la loi ne dit pas clairement si les élus suppléants ont ou non un accès à la BDESE.

Il semble toutefois préférable de leur permettre d’accéder à la BDESE, afin qu’ils puissent se préparer au remplacement d’un titulaire en réunion et participer aux réunions préparatoires le cas échéant avec les élus titulaires.

Il est également obligatoire d’ouvrir la BDESE à l’inspection du travail pour qu’elle puisse consulter les informations et rapports.

Les rapports ainsi que les informations récurrentes qui doivent être transmis à l’inspection du travail sont mis à sa disposition à partir de la BDESE. La mise à disposition actualisée vaut transmission.

Les élus peuvent également transmettre à l’expert désigné toutes les informations inscrites dans la BDESE.

 

Qui doit mettre à jour la BDESE ?

C’est à l’employeur qu’incombe de mettre à jour la BDESE et non aux élus du personnel. L’employeur peut déléguer cette mission à un salarié de l’entreprise, par exemple au responsable RH.

Il s’agit d’un outil que l’employeur a la charge de concevoir, élaborer, mettre en place et maintenir à jour à destination des représentants du personnel.

Les informations données doivent être communiquées pour l’année en cours, pour les deux années précédentes et pour les trois années suivantes.

Ainsi qu’elle soit mise en place conformément aux dispositions légales ou qu’elle soit mise en place selon les termes d’un accord d’entreprise ou d’un accord de branche, elle a un caractère obligatoire pour l’employeur.

 

A quelle fréquence la BDESE est-elle mise à jour ?

L’employeur doit mettre à jour la BDESE avec les informations les plus récentes au regard de la date de réunion des consultation annuelles obligatoires du CSE (ou de l’ouverture des négociations avec les DS).

En effet la BDESE doit être opérationnelle dès la fin des élections du CSE et au plus tard à l’ouverture de ces consultations.

La seule périodicité obligatoire de mise à jour de la BDESE est l’obligation de mettre à jour chaque année au plus tard au 1er mars les données relatives au calcul de l’index égalité professionnelle.

Dans les entreprises d’au moins 300 salariés, l’employeur doit mettre à jour la BDESE une fois par trimestre quant aux informations portant sur l’évolution de la commande et de la production, les retards de paiement et l’évolution de l’effectif. Sans dérogation possible.

 

Toutes les informations mentionnées dans la BDESE sont -elles confidentielles ?

Non ! Toute la BDESE ne peut pas être classée comme confidentielle. Peuvent être classées comme confidentielles les informations :
– dont la divulgation peut nuire aux intérêts de l’entreprise
– qui ne sont pas connues ni du grand public, ni des salariés.

Toutefois l’employeur peut renseigner des informations confidentielles par le biais de la BDESE s’il répond à plusieurs obligations :

– l’information présente un caractère confidentiel par sa nature

– l’employeur indique aux élus le caractère confidentiel de l’information

– il fixe la durée pendant laquelle cette information doit être considérée comme confidentielle

 

L’employeur peut aussi faire signer une charte de confidentialité aux élus ayant accès à la BDESE. Mais il convient d’être vigilant car cette charte ne doit pas indiquer que toutes les informations inscrites sur la base sont confidentielles. Par exemple, le plan de développement des compétences, les conditions de travail, les actions de prévention en matière de santé et sécurité, la politique d’égalité homme/femme, les comptes de l’entreprise… peuvent difficilement être confidentiels.

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Quels sont les thèmes obligatoires à intégrer dans la BDESE ?

Les informations données doivent être communiquées pour l’année en cours, pour les deux années précédentes et pour les trois années suivantes.

Donc en l’absence d’accord modifiant la périodicité, la BDESE est une projection sur 6 ans de l’entreprise. Les données fournies pour les années à venir sont des perspectives sous forme de données chiffrées ou de grandes tendances.

Les élus doivent traiter et comprendre les informations pour appréhender la situation de l’entreprise en matière économique et financière, en matière de recrutement, en matière de risques professionnels, en matière de situation juridique, en matière d’égalité homme/femme…

La base doit, dans tous les cas, au moins comporter les thèmes suivants :

• l’investissement social et l’investissement matériel et immatériel (évolution des effectifs en fonction de l’âge, ancienneté, contrat, formation…, dépenses de recherche et développement)
• l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise (cette rubrique devant comporter les indicateurs relatifs aux écarts de rémunération, de formation, d’embauche d’évolution professionnelle par catégorie professionnelle, entre les femmes et les hommes et aux actions menées pour les supprimer)
• les fonds propres et l’endettement
• l’ensemble des éléments de la rémunération des salariés (y compris l’épargne salariale), et des dirigeants mandataires sociaux que pour les entreprises de plus de 300 salariés
• les activités sociales et culturelles
• la rémunération des financeurs
• les flux financiers à destination de l’entreprise, notamment aides publiques et crédits d’impôts
• la sous-traitance
• les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe
• les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise

Il est bien sûr possible de prévoir en accord avec l’employeur la communication d’éléments supplémentaires.

Le contenu précis des informations à donner pour chaque thème est fixé dans les articles R. 2312-8 et R.2312-9 du code du travail et varie selon que l’entreprise compte plus ou moins de 300 salariés.

 

Le registre unique du personnel doit-il être inséré dans la BDESE ?

Un registre du personnel doit être tenu à la disposition du CSE, de l’inspection du travail et des agents URSSAF.

Le fait de ne pas mettre à jour le registre du personnel ou de ne pas laisser le CSE le consulter est sanctionnée par une amende de 750 euros appliquée pour chaque salarié concerné par ce manquement.

Aucune disposition légale n’impose en revanche d’insérer le registre du personnel dans la BDESE.
En effet cette dernière sert de support aux informations et consultations récurrentes du CSE mais cela ne veut pas dire que tous les documents auxquels le CSE peut accéder doivent y être annexés.
Par contre les élus vont pouvoir retrouver dans la BDESE certaines informations concernant les embauches et les départs, la nature des contrats (CDI, CDD).

Pour découvrir les derniers points clés concernant les nouveautés 2022 à intégrer dans la BDESE et les risques encourus en cas d’absence de BDESE, rendez-vous la semaine prochaine pour la suite de l’article !

 

Sources

C.trav., art. L. 2312-18 (mise en place obligatoire de la BDESE)

C.trav., art. L. 2312-21 (mise en place de la BDESE par accord)

C.trav., art. L. 2312-23 et L. 2312-36 (mise en place de la BDESE à défaut d’accord),

C.trav., art. L. 2312-15 (consultation et mise à jour de la BDESE)

C.trav., art. L. 2312-18 (la mise à disposition actualisée de la BDESE vaut communication des rapports et informations au comité)

C.trav., art. R. 2312-7 (BDESE comme support des consultations récurrentes obligatoires)

C.trav., art. R. 2312-5 (point de départ du délai de consultation des élus et accès aux informations de la BDESE)

C.trav., art. R. 2312-8 et R. 2312-9 (contenu précis de la BDESE en l’absence d’accord)

C.trav., art. R.2312-10 (informations sur les perspectives pour les 3 années suivantes)

C.trav., art. R.2312-11 (les éléments d’information sont régulièrement mis à jour)

 

Article rédigé par Elodie Mathez, juriste-formatrice en Droit Social